Este blog es la entrada final de una serie que explora los signos vitales de la infraestructura de un sistema de atención médica y profundiza en las amenazas a las cuales se expone la infraestructura física todos los días. Analice la manera en la que los gerentes de las instalaciones pueden desarrollar la inmunidad de su sistema de atención médica a través de soluciones y prácticas que profundizan en la optimización de los productos y las personas, para asegurar la confiabilidad, el cumplimiento y la eficiencia en todo el sistema de salud al costo total de propiedad más bajo.
Las personas entran en contacto con 60.000 gérmenes todos los días1. Pero cuando se tiene un sistema inmune saludable, el cuerpo puede esquivarlos eficientemente y evitar enfermedades.
Los servicios médicos también enfrentan amenazas incesantes para su continuidad. Estas incluyen factores como la antigüedad de la infraestructura física, el aumento de los costos energéticos, los desastres naturales, los cambiantes requisitos normativos y la falta de trabajadores capacitados, por mencionar algunos pocos. Individualmente, cada una de estas amenazas tiene el potencial de alterar las labores de socorro del sistema de atención médica o poner en peligro su rentabilidad. En conjunto, estas crean un entorno complejo y desafiante que les exige a los gerentes de las instalaciones adoptar las medidas necesarias para mejorar de manera proactiva los servicios y la infraestructura que los respaldan. Así como las personas necesitan una nutrición adecuada, descanso suficiente y chequeos médicos regulares para mantener su inmunidad fuerte, los sistemas de atención médica deben ser intencionados en cuanto a cómo cuidar su infraestructura física.
Pensar más allá de la red
Las entradas anteriores de esta serie se han centrado principalmente en la infraestructura digital y en las medidas que los gerentes de los centros y líderes de TI pueden adoptar para garantizar la disponibilidad de los datos y el equipo de atención médica. Pero ninguno de estos esfuerzos tiene mucha importancia si las infraestructuras eléctricas y físicas de las instalaciones de salud son deficiente. De hecho, hasta el mejor de los sistemas de UPS tiene el único objetivo de proporcionar energía de reserva por un corto periodo de tiempo. La infraestructura física incluye:
- Sistema de distribución eléctrica desde el suministro hasta los puntos de conexión
- Sistemas de HVAC del edificio
- Fuentes de alimentación alternativas para mantener la temperatura, la iluminación de emergencia, los sistemas de detección de incendios, los sistemas de alarmas y la eliminación de aguas residuales y desechos
- Interruptores de transferencia automática para transmitir la energía al generador de respaldo
Cada uno de estos activos debe mantenerse y optimizarse adecuadamente para que los sistemas de salud ofrezcan una atención segura y confiable, incluso en caso de fallo de la energía eléctrica o desastres naturales. La infraestructura física es principalmente el dominio del gerente de la instalación, y estos profesionales deben trabajar con TI para garantizar una completa continuidad del sistema de atención médica.
Con las amenazas a la continuidad, provenientes de todas direcciones, el desarrollo de inmunidad para la estructura física comienza con tres prácticas críticas que cada gerente de la instalación necesita tener en primer plano.
- Activos con un mantenimiento apropiado. El mantenimiento es un componente principal del presupuesto de cada sistema hospitalario, así como un impulsor clave para la continuidad y el cumplimiento. Como algunos de los activos más valiosos en su instalación, los sistemas eléctricos y mecánicos pueden tener un impacto notable en los resultados finales. Las evaluaciones regulares y las prácticas de mantenimiento adecuadas, en cumplimiento con las directrices de la norma NFPA 70B: Prácticas Recomendadas para el Mantenimiento de Equipo Eléctrico y la Frecuencia de Pruebas de Mantenimiento de NETA , garantizan que la infraestructura física se encuentre en buenas condiciones de funcionamiento para proteger el entorno sanitario día y noche, incluso cuando surja una situación de emergencia. El mantenimiento prolonga la vida útil del equipo y es mucho más rentable que reparar o sustituir los activos que fallen, al reducir el costo total de propiedad. Además, un mantenimiento adecuado asegura el funcionamiento eficiente y las configuraciones óptimas para el equipo, al ayudar a mantener bajo control el aumento del consumo energético, reducir los costos operativos y promover los mejores puntajes posibles de ENERGY STAR®. En las instalaciones existentes, invertir en una reanudación del funcionamiento puede ayudarle a comprender a fondo el estado, el rendimiento y la eficiencia de la infraestructura que respalda sus operaciones, e identificar los activos que necesiten atención, mejoras y reemplazos con el fin de operar lo más confiable y eficiente posible.
- Cumplir con los requisitos de expansión y los cambios relacionados con la fiabilidad y la seguridad del sistema. Muchas veces, el mantenimiento no es solo una buena práctica, es un requisito. Para las organizaciones de salud, el entorno normativo siempre es complejo. Las distintas entidades indican cómo y cuándo deben recibir mantenimiento los sistemas eléctricos, y cómo garantizar la seguridad de los datos de los pacientes en caso de una emergencia. El incumplimiento con estos requisitos y mandatos en constante evolución no solo aumenta su exposición a sanciones y multas costosas. También perjudica su reembolso, pone en riesgo su equipo y la reputación de su negocio y puede afectar a trabajadores y pacientes. Las tres áreas de cumplimiento con mayor impacto en la continuidad de la atención médica son:
- Preparación para emergencias. Aún en los desastres naturales más perturbadores, los hospitales deben mantenerse en línea. Las comunidades dependen de la capacidad de sus hospitales para funcionar como servicios de intervención inmediata y ayudar a atender a los heridos en tales acontecimientos. En este sentido, los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid (CMS, por sus siglas en inglés) publicaron una resolución que requiere que los hospitales, los hospitales de acceso crítico y los centros de cuidados de larga duración evalúen sus sistemas de emergencia y de respaldo de energía de acuerdo con las normas NFPA 99, NFPA 110, NFPA 111. Los códigos incluyen los sistemas contra incendios, los de seguridad personal y los de emergencia o respaldo de energía, y brindan los detalles sobre cuándo y cómo necesitan inspeccionarse y evaluarse estos sistemas, y cuáles prácticas de mantenimiento deben realizarse para garantizar el cumplimiento.
Según la lista más reciente de las normas más exigentes de la Comisión Conjunta, muy a menudo, los hospitales pierden puntos en lo relacionado con los sistemas de extinción de incendios y de suministro eléctrico. Por lo tanto, aumentar la familiaridad con estas normas es fundamental para todos los gerentes de instalaciones de atención médica. Ellos también deben cumplir con una norma más reciente, la NFPA 1221, Norma para la Instalación, Mantenimiento y Uso de Sistemas de Comunicaciones de Servicios de Emergencia. Esta norma abarca todos los aspectos de prestación de servicios, desde recibir las llamadas hasta despachar las unidades de emergencia a la ubicación correcta en el periodo de tiempo adecuado. La norma proporciona los criterios completos para la instalación, el rendimiento, el funcionamiento y el mantenimiento de las instalaciones y los sistemas de comunicaciones de servicios de emergencia públicos. - Las normas para la energía de respaldo de la HIPAA. Si usted trabaja en el área de atención médica, la HIPAA es lo que primero viene a la mente. Es crucial para los gerentes de las instalaciones recordar que las normas y reglamentos de la HIPAA tienen vigencia incluso cuando hay un corte eléctrico. Las normas de la HIPAA en relación con el plan de contingencia incluyen una norma de energía de respaldo —Sección 45 CFR § 164.308(a)(7)(ii)(C)—. Esta ordena lo que deben hacer las organizaciones de salud para proteger los datos durante un corte eléctrico, asegura que los proveedores sigan teniendo acceso a los datos de los pacientes a quienes necesitan proporcionarles atención y mantiene los datos seguros, incluso cuando funcionan en modo de emergencia. Las claves para cumplir con este requisito son las pruebas y el mantenimiento para asegurar el funcionamiento efectivo de la energía eléctrica de respaldo bajo cualquier circunstancia.
- Seguridad eléctrica para los trabajadores. La seguridad del paciente es siempre la mayor preocupación en la atención médica, pero la seguridad del trabajador es igual de importante. OSHA establece los requisitos en esta área y la NFPA 70E®: Norma para la Seguridad Eléctrica en Lugares de Trabajo® brinda las directrices en cuanto a cómo cumplir los requisitos de OSHA. En general, el propósito de los requisitos y las normas consiste en proteger a los trabajadores de exponerse a mayores peligros eléctricos y reducir las lesiones y muertes resultantes de descargas, electrocución, arcos eléctricos y ráfagas de arco. Algunas de las principales acciones que los gerentes de las instalaciones deben tomar en cuenta para asegurar el cumplimiento de OSHA incluyen:
- Realizar pruebas eléctricas regulares para detectar problemas en los componentes del sistema eléctrico como los dispositivos de conmutación, interruptores de circuito, tableros, relés y dispositivos de protección que podrían desactivar su sistema.
- Llevar a cabo un estudio de arcos eléctricos para identificar las amenazas a la seguridad del trabajador, calcular el grado de peligro del arco eléctrico y desarrollar un programa de seguridad que incluya la capacitación, equipo de protección personal para el trabajador y etiquetas de advertencia en el equipo.
- Actualizar el diagrama de una sola línea para comprender la infraestructura eléctrica y proporcionar una guía que permita una adecuada protección y fiabilidad del sistema.
- Realizar estudios periódicos de coordinación y cortos circuitos para asegurar que los dispositivos estén configurados y coordinados adecuadamente para aislar una falla con rapidez y mejorar la protección para el equipo, el personal y el negocio en su totalidad.
- Brindar documentación e informes para mostrar que los componentes del sistema eléctrico han recibido adecuadamente una configuración, mantenimiento, evaluación e inspección.
- Complementar la experiencia de su personal. Seguir en la brecha de la eficiencia, el cumplimiento y las metas de mantenimiento es un reto que puede desafiar fácilmente a cualquier personal del sistema de atención médica, sobre todo cuando las redes de salud se vuelven más distribuidas. Confiar en una organización independiente de mantenimiento y evaluación con algunas de las labores que deben realizarse periódicamente puede ser muy útil para ayudarle a su personal a trabajar los más eficiente posible y optimizar la productividad. El socio adecuado necesita estar especializado en los requisitos de cumplimiento de atención médica, incluida la HIPAA, y debe tener experiencia laboral en instalaciones de salud. Si utiliza un socio para cualquier especialización, tal como la evaluación y mantenimiento de su sistema eléctrico, asegúrese que los técnicos de servicio cuenten con el conocimiento, la capacitación y las certificaciones apropiadas para trabajar en o alrededor del equipo energizado, incluida la certificación NETA. Los profesionales calificados pueden ayudar a:
- Establecer un programa de mantenimiento preventivo regular que ayude a verificar las casillas de cumplimiento y se mantenga actualizado con las últimas normas y buenas prácticas, a la vez que reduzca el periodo de inactividad no previsto y los simulacros de incendio de mantenimiento que interrumpen las labores regulares de su personal.
- Llevar a cabo el programa de mantenimiento en varias ubicaciones remotas, con el fin de ahorrar tiempo y traslado para que sus trabajadores se centren en el equipo.
- Documentar adecuadamente todas las actividades de mantenimiento para demostrar el cumplimiento con los requisitos normativos y reducir un poco el trabajo preliminar que su equipo necesita realizar para responder a estas exigencias.
- Recopilar y llevar un registro de los datos para asegurar el fácil acceso a la información relacionada con las tendencias y el rendimiento del equipo, que ayude a su personal a tomar decisiones de manera más eficiente y priorizar las actualizaciones y reparaciones.
Por último, subcontratar el servicio para sus sistemas eléctrico y de HVAC puede promover los objetivos de eficiencia y brindarle la confianza de que su negocio desarrolla todos sus esfuerzos para garantizar el cumplimiento y la seguridad de sus actividades, datos, pacientes y empleados.
Gestione y minimice sus riesgos
Desde enfrentarse a las dificultades hasta seguir el cumplimiento de las normas, algunos sectores corren el mismo riesgo que la atención médica. Y los desafíos no podrían ser mayores. La clave para garantizar la seguridad del paciente, proteger la reputación de su organización y aumentar la estabilidad financiera inicia al desarrollar la inmunidad de sus organizaciones de salud a través de infraestructura crítica optimizada, junto con servicios flexibles y apoyo para su equipo.
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1 – ABC News - https://abcnews.go.com/Health/ColdandFluNews/story?id=5727571&page=1